26 Mart 2008 Çarşamba

BÜROLARDA YATAN HAZİNE TARAYICILAR

Meslektaş ziyaretlerinde çok şahit olmuşumdur; genelde bilgisayarların yanında çok işlevli yazıcılar bulunur. Bu tip yazıcılar aslında yazıcı, tarayıcı ve fotokopi makinasından oluşan karma cihazlardır. Avukatların meslek itibariyle fotokopi makinalarını çok sık kullandıkları yadsınamaz bir gerçektir. Birçok ofiste ayrı fotokopi makinalarının da kullanıldığını görmekteyiz.

Halbuki fotokopi makinaları, bilgisayar ve tarayıcıların yaygınlaşmasından çok önce hayatımıza girmiş; temeli oldukça eski teknolojilere dayanan bir üründür. Bilgisayarlı modelleri saymazsak, çok fazla eksi yöne sahiptir. Örneğin bir belgeden birden fazla suret almak gerekirse, fotokopi makinasının tarayıcı başlığının her suret için yeniden tarama yapması gerekir. Bu da zaman ve enerji israfı demektir. Ayrıca çoklu sayfaların tek bir A4 sayfasına sığdırılması gereken durumlarda, fotokopi makinalarında işlem yapmak çok zaman almaktadır.

Bu ve buna benzer olumsuz yönler yanında, baskı maliyetlerinin mürekkep püskürtmeli yazıcılar karşısında düşük olması fotokopi makinalarını vazgeçilmez kılıyordu. Ancak lazer yazıcıların piyasada hakimiyeti ele geçirmesi ve düşen toner maliyetleri ile bu fark da ortadan kalktı. Şu an çoğumuzun kullandığı lazer yazıcıların doldurulabilen tonerleri ile sayfa başı maliyetleri fotokopi makinaları ile yarışabilecek düzeyde.

Eğer bilgisayarınız ve yazıcınız varsa; ortalama 50-60$' a alınabilecek bir tarayıcı ile büronuzun tüm kopyalama işlerini zahmetsizce halledebilirsiniz. Hatta son derece pahalı fotokopi makinaları ile yapılamayacak işleri de tarayıcınızla yapabilirsiniz. Örneğin hiçbir fotokopi makinası; 10 yıl önce müvekkilinizin adınıza çıkartmış olduğu vekaletnameyi, renkli olarak ekranınıza getiremez.

Halbuki tarayıcı kullanımı ile bilgisayarınız için bu iş çocuk oyuncağı. Tek yapmanız gereken, bilgisayarınızın belgeler klasöründe vekaletnameler adında yeni bir klasör açmak ve renkli olarak tarayacağınız vekaletnamelerinizi resim dosyası olarak yeni klasörün içine kaydetmek.

Böylece vekaletname suretinin gerekli olduğu durumlarda istenen vekaletname anılan klasörden bulunup, kolayca yazdırılabilmektedir. Aynı şekilde sureti çıkartılması gereken çek, senet, sözleşme, tapu sureti vb evraklar da bilgisayarınızda farklı klasörlere kaydedilip, daha sonra ihtiyaç oldukça, istenen sayıda, bastırılabilir. Bu şekilde hem zaman hem de enerji tasarrufu sağlanacaktır. Zira aynı iş fotokopi makinası ile yapılmak istense, önce belgenin aslı bulunacak ardından fotokopi makinasının olduğu yere gidilip (ofis içi veya herhangi bir kırtasiye) her suret için ayrı ayrı çekim beklenecektir. Bilgisayarda ise tek yazdır komutu ile birden fazla suret aynı anda yazıcıya gönderilebilir. Günümüz lazer yazıcıları da ortalama olarak dakikada 12 sayfa basabilmektedir.

Yalnız bilgisayar kullanırken, verimli olarak çalışabilmek için bazı kurallara uyulması gereklidir. Şöyle ki bilgisayarın sağlıklı bir veri tabanı olarak kullanılması, öncelikle verimli ve gelecekte ortaya çıkabilecek ihtiyaçlara da cevap verebilecek, müvekkil sayısı ve dolayısıyla da veri tabanına eklenecek evrak sayısı arttıkça şişmeyecek bir dosyalama sistemine bağlıdır.

Örnekle açıklamak gerekirse bir avukat bilgisayarına kaydettiği tüm dilekçelerini, vekaletnamelerini vs Belgelerim klasörüne atıyorsa; bilgisayarı en fazla 1 yıl sonunda oldukça yavaşlamış ve verimli kullanımı imkansız hale gelmiş olacaktır. Çünkü sadece dosya ismine göre bir ayrım yapmak mümkündür. Aynı isimde birden fazla müvekkil varsa veyahut da aynı müvekkil adına birden fazla dilekçe yazılmışsa dosya isimleri şöyle olur: Ahmet Mehmet, Ahmet Mehmet02 vs.

Bu durumda aranılan belgenin bulunması oldukça zaman alır. Peki ne yapmalı, nasıl bir dosyalama sistemine geçilmelidir. Cevap oldukça basit, klasör kullanımı. Pek çoğumuz klasör kullanmaya üşeniriz veya bilmeyiz. Halbuki klasörler aracılığı ile yapılacak sınıflandırma bilgisayar kullanırken bize çok yardımcı olur.

Kendimden örnek vermem gerekirse mesleğe ilk başladığım yıllarda sadece örnek dilekçeleri bilgisayarımda kayıtlı tutuyordum. Daha sonra düşündüğümde, bilgisayarı sadece ve sadece daktilo olarak kullanmanın saçmalığını fark ettim. Çünkü bu şekilde bilgisayarın kapasitesinin ancak %1' i kullanılmış oluyordu. Çeşitli dosyalama şekilleri arasında yaptığım araştırma ve denemeler neticesinde; avukatlar açısından en sağlıklı sınıflandırmanın müvekkil temelli olanı olduğuna karar verdim.

Sistem kısaca şöyle çalışmakta; her müvekkile ait ayrı bir klasör var. O müvekkilin işi olan her bir Mahkeme veya İcra Dairesi vb kurum içinse ayrı bir klasör var. O klasör içinde de her bir dava veya takip için ayrı bir klasör mevcut.

Böylece müvekkil yirmi sene sonra da gelse, Belediye' ye yazıp verdiğimiz şikayet dilekçesine birkaç saniye içinde ulaşabilmek mümkün. Ayrıca bu şekilde sanal dosyalarla çalışmanın bir avantajı da; gerçek dosyanın kaybolması durumunda, bilgisayardaki sanal olandan derhal yeniden bir örnek çıkartılmasının mümkün olması.

Hiç yorum yok:

Av. Yusuf İŞLER