Bugün
gelişen teknoloji ile birlikte, bilgisayar sistemleri kişi ve
kurumların iş yaparlarken vazgeçilmezleri arasına girdi.
Özellikle bigisayar sistemleri üzerinden çalışan programların
büyük ölüde veri depolama ihtiyacı duyması, bu verilen
saklanması ve veritabanlarının yönetimini çok önemli hale
getirdi.
Önceki
yıllarda biz avukatlar açısından bilgisayarların kullanımı
özellikle yazım editörleri ile icra programları çevresinde
yoğunlaşıyordu. Ancak dünyada değişen ve gelişen teknolojiler
sonucunda; özellikle bulut sistemlerinin öne çıkması ile
avukatların kullandığı programlar da bulut sistemleri ile
tanıştı. Bunlara en iyi örnek Türkiye Barolar Birliği’ nin
İcraTek ve KararTek Programlarıdır. Dolayısıyla artık
güncelleme vb sorunlarla avukatlar uğraşmak zorunda kalmıyorlar.
Bugün
avukatların en çok kullandığı UYAP Sistemi de sonuçta sunucu
temelli olduğu için bulut sistemi ile çalışmakta ve yerel
bilgisayarlarda hiçbir veri depolanmamaktadır.
Ancak
avukatların her zaman için kendi bilgisayarlarında da veri
depolamaya ihtiyaçları vardır. Zira her zaman için kaydedilen
belgelerin tekrar kullanılma ihtiyacı olabilmektedir.
Yalnız
unutulmamalıdır ki; bilgisayar kullanırken, verimli olarak
çalışabilmek için bazı kurallara uyulması gereklidir. Çünkü
bilgisayarlar belli sayının üzerindeki dosyalarla çalışırken
zorlanmaktadırlar. Biz avukatlar da işimiz gereği çok fazla belge
ile çalışmak durumundayız. Hatta bu belgelerin yıllar geçse
dahi saklanması da çok işimize yaramaktadır. Örneğin daha
önceden açmış olduğumuz davanın bir benzeri geldiğinde, çok
uğraşarak, sayfalarca kitap karıştırarak hazırladığımız
önceki dosyanın dava dilekçesini arayıp bulur, inceleriz. Bu
dilekçe bilgisayar ortamında kayıtlı ekleme, düzeltmeler yapmak
sureti ile yeni dava dilekçesini hazırlamak da mümkün.
Bu
durumda çok fazla belge kaydı gerekmekte. Bilgisayardaki
belge,resim, tablo vb dosyaların saklanması, istenildiğinde
erişime sunulması, yedeklerinin alınması vb işlerin tümüne
veritabanı yönetimi denmekte.
Bilgisayarın
sağlıklı bir veritabanı olarak kullanılması ise, öncelikle
verimli ve gelecekte ortaya çıkabilecek ihtiyaçlara da cevap
verebilecek, müvekkil sayısı ve dolayısıyla da veritabanına
eklenecek evrak sayısı arttıkça şişmeyecek bir dosyalama
sistemine bağlıdır.
Örnekle
açıklamak gerekirse bir avukat bilgisayarına kaydettiği tüm
dilekçelerini, vekaletnamelerini vs Belgelerim klasörüne atıyorsa;
bilgisayarı en fazla 1 yıl sonunda oldukça yavaşlamış ve
verimli kullanımı imkansız hale gelmiş olacaktır. Belgelerim
klasörüne girmek istediğinde çift tıklamanın ardından
saniyeler sürecek beklemeler yaşanacaktır. Zira başta
belirttiğimiz gibi bilgisayarlar, belli sayının üzerindeki
dosyaları yönetmekte zorlanmaktadırlar.
Ayrıca
istenen bir belgenin bulunması da oldukça uzun süre alır. Çünkü
sadece dosya ismine göre bir ayrım yapmak mümkündür. Aynı
isimde birden fazla müvekkil varsa veyahut da aynı müvekkil adına
birden fazla dilekçe yazılmışsa dosya isimleri şöyle olur:
Ahmet Mehmet, Ahmet Mehmet02, boşanma davası01,02 vs.
Peki
ne yapmalı, yukarıda bahsedilen sorunları yaşamamak için nasıl
bir dosyalama sistemine geçilmelidir. Cevap oldukça basit, klasör
kullanımı. Pek çoğumuz klasör kullanmaya üşeniriz veya
bilmeyiz. Halbuki klasörler aracılığı ile yapılacak
sınıflandırma bilgisayar kullanırken bize çok yardımcı olur.
Ayrıca bilgisayarınızda milyonlarca belge dahi kayıtlı olsa;
sisteminizde hiçbir yavaşlama olmadan çalışmanız mümkün olur.
Bu konuda altın kural şudur, ne kadar çok klasör o kadar hızlı
sistem. Ancak klasör sayısı ne kadar çok artarsa artsın,
aradığımız dosyayı çok hızlı bir şekilde bulmalıyız.
Klasör
oluşturmak için; öncelikle klasörün oluşturulmak istenen
klasöre gidilip, fare sağ tuş – yeni – klasör komut sırası
takip edilmelidir. Ardından oluşturulan klasöre isim verilir. Bu
işlem daha sonra da (fare sağ tuş – yeniden isimlendir komut
sırası veya F2 tuşuyla) yapılabilir.
Bizim
dosyalama sistemi olarak önerimiz; müvekkil temelli olan
sınıflandırmadır. Bu sınıflandırma kısaca şöyle
çalışmaktadır. Bir kere alfabenin her harfi için bir klasör
açılmalı, ondan sonra da büroya gelen her müvekkil, isminin
başladığı harf klasörünün içine ayrı bir klasör
açılmaktadır. O klasörün içine öncelikle görüşme tutanağı
ve masraf tablosu gibi başlangıçta oluşturulan belgeler
kaydedilir. Yine o müvekkilin işi olan her bir Mahkeme veya İcra
Dairesi vb kurum içinse ayrı bir klasör açılır. Bu klasörlerin
içine de her bir dava veya takip için ayrı bir klasör açılır.
Bu nihai klasörlerin içinde çalışılır. Yani dava dilekçesi,
takip talepleri vb belgeler buraya kaydedilir. Altta örnek bir dosya
ağacı görülüyor. Veritabanındaki sıralama şu şekilde:
C:\Belgelerim/Müvekkil
Dosyaları/A/Ahmet Borçsever/3.AH/2018-119/belge.doc
Farklı
il veya ilçelerde iş takip eden meslektaşlarımız ise; Mahkeme
veya icra dairesinden önce il veya ilçe için de bir klasör
açmalıdır. Örneğin yukarıdaki örnekteki müvekkil için /Ahmet
Borçsever/İzmir/2.İD/2017-15687/takip talebi.doc gibi.
Böylece
müvekkil yirmi sene sonra da gelse, İzmir 2. İcra Dairesi' nde
açılan icra dosyasına ait takip talebine birkaç saniye içinde
ulaşabilmek mümkün. Ayrıca bu şekilde sanal dosyalarla
çalışmanın bir avantajı da; gerçek dosyanın kaybolması
durumunda, bilgisayardaki sanal olandan derhal yeniden bir örnek
çıkartılmasının mümkün olması.
Bilgisayarı
veritabanı olarak kullanmak çok faydalı olup, avukatlara oldukça
hız kazandırmasına rağmen; düzenli olarak yedek alınması
zorunludur. Bilgisayar sistemlerindeki çeşitli sebeplere bağlı
olarak yaşanabilecek çökmelere karşı tüm veritabanının
mutlaka bir veya daha fazla yedeği alınmalıdır. Ayda bir bu işe
ayıracağınız birkaç dakika, telafisi güç zararların
yaşanmasını engelleyecektir.
Veritabanlarının
yedeklenmesi konusunda ise iki seçenek ön plana çıkıyor. Ya
dosyalarınızın tamamını USB Çubuk, DVD, SSD vb depolama
aygıtlarına yedekleyeceksiniz ya da bulut sistemlerinden
faydalanacaksınız.
Bulut
sistemleri konusunda ise bazı firmalar çözümleri ile öne
çıkıyor:
1)
Google Drive: Google firmasının bulut üzerinden çalışan
depolama sistemi 15GB’ a kadar veri depolamasını ücretsiz olarak
kullanıcılarına sağlıyor. Ayrıca sunduğu yedekleme ve
senkronizasyon özelliği ile bilgisayarınıza kurduğunuz bir
program ile veritabanınızı anlık olarak yedekliyor. Bu şekilde
bilgisayarınıza kaydettiğiniz her bir belgenin bir kopyası da
Google sunucularında saklanıyor. Bu şekilde belgelerinize dünyanın
neresinde olursanız olun kolayca ulaşabiliyorsunuz. Ayrıca
dosyalarınız üzerinde çevrimiçi olarak düzenleme yapabilir,
yazdırabilir, kopyalayabilir ve onları istediğiniz kişilere
gönderebilirsiniz. Üstelik bu özellik birden fazla bilgisayar,
tablet veya telefon tarafından da kullanılabiliyor.
2)
OneDrive: Microsoft firmasının benzer özellikteki bulut depolama
sistemi. Ancak ücretsiz olarak sadece 5GB’ a kadar veri
depolanmasına izin veriyor.
3)
Yandex.Disk: Yandex firmasının benzer özellikteki bulut depolama
sistemidir ve 10 GB’ a kadar ücretsiz depolamaya izin
verilmektedir.
Dropbox:
Kaynakça:
-
http://avyusufisler.blogspot.com.tr/2008/10/belgelere-kolay-eriimin-anahtari-iyi.html
-
https://www.google.com.tr/drive/about.html
-
https://onedrive.live.com/about/tr-tr/
-
https://disk.yandex.com.tr/